Zum Inhalt

Portfolio-Einstellungen

Die Portfolio-Einstellungen ermöglichen es Ihnen, das Bewertungssystem, die Teamfähigkeiten, Projektphasenvorlagen, die Klassifizierungsstruktur und die Vertragsarten zu konfigurieren, die über alle Portfolio-Anfragen und -Projekte hinweg verwendet werden. Diese Einstellungen bestimmen, wie Anfragen bewertet, wie Projekte strukturiert und wie Elemente kategorisiert werden.

Wo Sie es finden

  • Arbeitsbereich: Portfolio
  • Pfad: Portfolio > Einstellungen
  • Berechtigungen:
  • Sie benötigen portfolio_settings:admin, um Einstellungen zu ändern
  • Niedrigere Berechtigungsstufen können anzeigen, aber nicht bearbeiten

Wenn Sie Einstellungen nicht im Menü sehen, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen.

Bewertungskriterien

Definieren Sie die Bewertungskriterien, die zur Berechnung der Prioritätswerte für Anfragen und Projekte verwendet werden.

Obligatorischer Bypass-Einstellung

Oben auf dem Reiter Bewertungskriterien: - Obligatorische Anfragen erhalten automatisch 100 Punkte: Wenn aktiviert, erhält jede Anfrage mit einem als „obligatorisch" gekennzeichneten Kriterienwert einen Prioritätswert von 100, unabhängig von anderen Kriterien

Kriterien verwalten

Jedes Kriterium hat: - Name: Was Sie bewerten (z. B. „Strategische Ausrichtung", „Risikostufe") - Gewichtung: Relative Wichtigkeit (höhere Gewichtung = mehr Einfluss auf den Wert) - Invertiert: Wenn aktiviert, erster Wert = höchster Wert statt niedrigster - Aktiviert/Deaktiviert: Umschalter zum Ein-/Ausschließen in der Bewertung - Werte: Die Skalenoptionen in Reihenfolge

Um ein Kriterium hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Kriterium hinzufügen 2. Geben Sie den Namen ein 3. Legen Sie die Gewichtung fest (Standard ist 1) 4. Aktivieren Sie „Invertiert", wenn eine höhere Position einen niedrigeren Wert bedeuten soll 5. Definieren Sie die Werte in Reihenfolge (mindestens 2) 6. Markieren Sie optional einen Wert als „Obligatorisch" (löst den Bypass aus) 7. Klicken Sie auf Speichern

Um ein Kriterium zu bearbeiten: - Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol - Ändern Sie Name, Gewichtung, Invertierung oder Werte - Klicken Sie auf Speichern

Um ein Kriterium zu löschen: - Klicken Sie auf das Löschsymbol - Bestätigen Sie die Löschung - Hinweis: Vorhandene Bewertungen, die dieses Kriterium verwenden, werden entfernt

Beispielkriterien: - Strategische Ausrichtung: Niedrig, Mittel, Hoch (Gewichtung 2) - Geschäftswert: Niedrig, Mittel, Hoch, Sehr hoch (Gewichtung 1,5) - Risikostufe: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch (Gewichtung 1, invertiert) - Compliance: Optional, Empfohlen, Obligatorisch (Gewichtung 1, „Obligatorisch" löst Bypass aus)

Fähigkeiten

Definieren Sie Fachgebiete der Teammitglieder für die Projektbesetzung.

Fähigkeiten verwalten

Fähigkeiten sind nach Kategorie gruppiert: - Fähigkeiten ein-/ausschalten, um sie für Teamzuweisungen verfügbar zu machen - Fähigkeiten nach Bedarf hinzufügen, bearbeiten oder löschen

Standardwerte laden: - Wenn keine Fähigkeiten existieren, klicken Sie auf Standardwerte laden, um mit Standard-IT- und Business-Fähigkeiten zu befüllen - Kategorien umfassen: Entwicklung, Infrastruktur, Business-Analyse, Projektmanagement usw.

Um eine Fähigkeit hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Fähigkeit hinzufügen 2. Wählen oder tippen Sie einen Kategorienamen 3. Geben Sie den Fähigkeitsnamen ein 4. Klicken Sie auf Speichern

Um eine Fähigkeit zu deaktivieren: - Schalten Sie den Schalter neben dem Fähigkeitsnamen um - Deaktivierte Fähigkeiten erscheinen nicht in den Auswahllisten für Teamfähigkeiten

Phasenvorlagen

Definieren Sie Standard-Phasenstrukturen zur Anwendung auf Projekte.

Vorlagen verstehen

Phasenvorlagen bieten: - Konsistente Projektstrukturen in der gesamten Organisation - Schnelle Einrichtung beim Erstellen oder Planen von Projekten - Optionale Meilensteine, die mit jeder Phase verknüpft sind

Systemvorlagen: - Von Kadratis bereitgestellte vordefinierte Vorlagen - Mit einem „System"-Chip gekennzeichnet - Können bearbeitet werden, bieten aber sinnvolle Standardwerte

Benutzerdefinierte Vorlagen: - Vorlagen, die Sie für die Methodik Ihrer Organisation erstellen - Nützlich für verschiedene Projekttypen (z. B. Agil, Wasserfall, Quick Win)

Vorlagen verwalten

Um eine Vorlage zu erstellen: 1. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen 2. Geben Sie den Vorlagennamen ein 3. Fügen Sie Phasen in Reihenfolge hinzu: - Phasennamen eingeben - „Meilenstein" aktivieren, wenn ein Abschlussmeilenstein erstellt werden soll - Optional den Meilensteinnamen anpassen 4. Fügen Sie weitere Phasen nach Bedarf hinzu 5. Klicken Sie auf Speichern

Um eine Vorlage zu bearbeiten: - Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol - Ändern Sie Name, Phasen oder Meilensteineinstellungen - Klicken Sie auf Speichern

Um eine Vorlage zu löschen: - Klicken Sie auf das Löschsymbol - Bestätigen Sie die Löschung - Hinweis: Bestehende Projekte, die diese Vorlage verwenden, sind nicht betroffen

Beispielvorlagen: - Wasserfall: Analyse, Design, Entwicklung, Test, Bereitstellung (alle mit Meilensteinen) - Agil: Discovery, MVP, Iteration 1, Iteration 2, Release - Quick Win: Planung, Ausführung, Abschluss

Klassifizierung

Konfigurieren Sie Quellen, Kategorien und Streams zur Klassifizierung von Anfragen und Projekten.

Ein neuer Arbeitsbereich beginnt mit drei Quellen (IT, Fachbereich, Compliance) und fünf Kategorien mit je einer kurzen Beschreibung (Geschäftsanwendungen, Arbeitsplatz und Anwenderservices, Infrastruktur und Betrieb, Innovation und digitale Transformation, Cybersicherheit), ohne Stream. Ihre Namen folgen der Sprache des Arbeitsbereichs. Sie können sie wie jeden anderen Wert umbenennen, deaktivieren oder löschen.

Quellen

Eine Quelle gibt an, woher eine Anfrage kommt. Der Arbeitsbereich beginnt mit IT, Fachbereich und Compliance.

Um eine Quelle hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Quelle hinzufügen 2. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein 3. Klicken Sie auf Speichern

Um eine Quelle ein- oder auszuschalten: - Verwenden Sie den Schalter - Eine ausgeschaltete Quelle erscheint nicht in den Auswahl-Dropdowns

Kategorien & Streams

Eine Kategorie fasst die Arbeit auf oberer Ebene zusammen. Ein Stream ist eine feinere Gruppierung innerhalb einer Kategorie.

Struktur: 

Kategorie (z. B. „Digitale Transformation")
  ├── Stream (z. B. „Kundenerlebnis")
  ├── Stream (z. B. „Betriebseffizienz")
  └── Stream (z. B. „Datenanalyse")

Um eine Kategorie hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen 2. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein 3. Klicken Sie auf Speichern

Um einen Stream hinzuzufügen: 1. Erweitern Sie die Kategorie 2. Klicken Sie auf Stream hinzufügen 3. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein 4. Klicken Sie auf Speichern

Um Elemente ein- oder auszuschalten: - Verwenden Sie den Schalter einer Kategorie oder eines Streams - Ein ausgeschaltetes Element erscheint nicht in den Auswahl-Dropdowns

Das Löschen einer Kategorie löscht ihre Streams. Kadratis sagt es, bevor Sie bestätigen.

Aufgabentypen

Aufgabentypen sind die Liste, die für Portfolio-Aufgaben verwendet wird. Siehe Aufgaben. Ein neuer Arbeitsbereich beginnt mit Aufgabe, Bug, Problem und Vorfall. Jede Person sieht diese Namen in ihrer Sprache, solange der Name unverändert bleibt.

Um einen Aufgabentyp hinzuzufügen: 1. Klicken Sie auf Aufgabentyp hinzufügen 2. Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung ein 3. Klicken Sie auf Speichern

Um einen Aufgabentyp ein- oder auszuschalten: - Verwenden Sie den Schalter - Ein ausgeschalteter Aufgabentyp erscheint nicht in den Auswahl-Dropdowns

Ein Aufgabentyp, den Aufgaben noch verwenden, kann nicht gelöscht werden. Kadratis sagt es, bevor Sie bestätigen, und zählt die Aufgaben, die ihn verwenden. Schalten Sie ihn aus.

Systemelemente: - Eine Quelle, eine Kategorie oder ein Aufgabentyp mit der Markierung System kann bearbeitet oder ausgeschaltet werden. Löschen wird abgelehnt. - Quellen, Kategorien und Streams, die noch von Anfragen oder Projekten verwendet werden, können nicht gelöscht werden. Dasselbe gilt für einen Aufgabentyp, den Aufgaben noch verwenden. Kadratis sagt es, bevor Sie bestätigen, und zählt die Verwendungen. Schalten Sie das Element aus.

Best Practices

  • Halten Sie die Listen der Quellen, Kategorien, Streams und Aufgabentypen kurz
  • Verwenden Sie Kategorien für wichtige Geschäftsbereiche oder strategische Themen
  • Verwenden Sie Streams für spezifischere Gruppierungen innerhalb einer Kategorie
  • Prüfen Sie ungenutzte Quellen, Kategorien, Streams und Aufgabentypen von Zeit zu Zeit und schalten Sie diejenigen aus, die Sie nicht mehr anbieten

Vertragsarten

Vertragsarten halten fest, wie jeder Mitwirkende mit Ihnen zusammenarbeitet. Sie erscheinen als Dropdown im Eigenschaftenbereich jedes Mitwirkenden und als Filter auf der Mitwirkenden-Seite. Jeder Mitwirkende beginnt als Intern.

Vier Arten werden mit jedem Arbeitsbereich angelegt:

  • Intern: der Standard für jeden neuen Mitwirkenden
  • Extern
  • Auszubildender
  • Sonstige

Vertragsarten verwalten

Eine Art hinzufügen: 1. Öffnen Sie den Tab Vertragsarten 2. Klicken Sie auf Vertragsart hinzufügen 3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Speichern

Eine Art umbenennen: Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, ändern Sie den Namen und speichern Sie. Mitwirkende, die diese Art bereits haben, behalten sie.

Eine Art deaktivieren: Verwenden Sie den Schalter. Eine inaktive Art verschwindet aus dem Dropdown für neue Zuordnungen, aber Mitwirkende, die sie bereits haben, behalten und zeigen sie weiterhin.

Eine Art löschen: Klicken Sie auf das Löschen-Symbol. Eine integrierte Art oder eine Art, die Mitwirkende haben, wird vor der Bestätigung abgelehnt, mit dem Grund. Die Zahl neben jeder Art zeigt, wie viele Mitwirkende sie haben. Die vier integrierten Arten können umbenannt, aber nie gelöscht werden. Um eine Art außer Gebrauch zu nehmen, die Mitwirkende haben, schalten Sie sie mit dem Schalter aus.

Standardwerte laden: Sollte die Liste jemals leer sein, legt Standardwerte laden Intern, Extern, Auszubildender und Sonstige erneut an.

Vertragsarten werden nie aus Microsoft Entra importiert: Sie pflegen sie selbst.

Tipps

  • Beginnen Sie mit der Bewertung: Definieren Sie zuerst Ihre Bewertungskriterien, damit Anfragen richtig priorisiert werden können
  • Verwenden Sie Vorlagen: Erstellen Sie Vorlagen, die zur Umsetzungsmethodik Ihrer Organisation passen
  • Halten Sie die Klassifizierung einfach: Zu viele Optionen erzeugen Verwirrung; beginnen Sie klein und erweitern Sie nach Bedarf
  • Überprüfen Sie regelmäßig: Wenn sich Ihre Organisation weiterentwickelt, überprüfen Sie diese Einstellungen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant sind
  • Halten Sie die Vertragsarten übersichtlich: Vier oder fünf Arten genügen meist für die Frage «wer ist intern und wer nicht»